Politica de confidențialitate
și prelucrare a datelor
cu caracter personal

De ce această informare?

Începând cu 25 mai 2018, a intrat în vigoare Regulamentul European privind protecția datelor cu caracter personal, cunoscut cel mai adesea sub acronimul GDPR (General Data Protection Regulation). Acest act normativ, obligatoriu pentru toate statele membre, descrie regulile care trebuie respectate de orice operator economic sau autoritate dintr-un stat membru UE, atunci când prelucrează datele cu caracter personal ale unor persoane fizice. Respectarea GDPR este obligatorie indiferent de scopul prelucrării datelor cu caracter personal sau de volumul datelor prelucrate, scopul acestor reguli fiind de a asigura protecția persoanelor fizice împotriva unor distribuiri excesive a datelor cu caracter personal creându-se astfel premisele încălcării unui drept fundamental al omului: dreptul la intimitate și la viața privată.

Cine prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal?

SC INTERNATIONAL PROMOEXPRESS SRL, nr. ONRC J2020008445403, CUI 42808177, email office@ipex.ro / suport@ipex.ro / vanzari@ipex.ro, telefon: (+4) 0786 33 38 08 / (+4) 0 769 842 624, adresa de corespondență Strada Reșița, Nr. 31, Bloc 38, Sc. 3, Et. 4, Apt. 57, Camera 2, Sector 4, București, România, prelucrează datele cu caracter personal în conformitate cu prevederile GDPR, aplicat în România conform dispozițiilor din Legea nr. 190/2018 privind măsurile de punere în aplicare a acestui Regulament.

De la cine și ce tipuri de date prelucrăm?

Activitățile SC INTERNATIONAL PROMOEXPRESS SRL vizează următoarele categorii de persoane fizice:

• - persoanele care au calitatea de reprezentant al firmelor cu care există, poate exista sau este în pregătire, un parteneriat privind produsele și serviciile oferite de societatea noastră.
• - persoanele care pot deveni, sunt sau au fost parteneri contractuali sau comerciali ai SC INTERNATIONAL PROMOEXPRESS SRL.
• - persoanele care au calitatea de vizitatori ai site-urilor gestionate de SC INTERNATIONAL PROMOEXPRESS SRL.

De la toate categoriile de persoane fizice enumerate mai sus, colectăm date cu caracter personal, direct, prin câmpurile de colectare a datelor cu caracter personal din site, sau când ne contactează telefonic, prin FAX, email, sau orice alt mijloc de comunicare, pentru solicitări sau detalii privind produsele și serviciile noastre. De asemenea, aceste date pot fi preluate și cu ocazia unor întâlniri directe, între reprezentanții SC INTERNATIONAL PROMOEXPRESS SRL și posibilii beneficiari ai activităților pe care le desfășurăm, ori din informațiile de contact publicate prin intermediul site-urilor de publicitate sau de tip social-media, de persoanele care se încadrează în oricare din categoriile menționate mai sus.

Ulterior, datele de contact pot fi suplimentate și cu alte informații referitoare la identitatea persoanei, cum ar fi adrese de domiciliu sau de reședință, adresa locului de muncă, numere de identificare utilizate la scară națională, date privind sănătatea, precum și cu alte date cu caracter special, dar numai atunci când este necesar pentru a respecta normele de drept comercial, drept al muncii sau drept financiar, ori care reglementează activitățile pe care le desfășurăm în beneficiul persoanelor ale căror date le prelucrăm.

De asemenea, date cu caracter personal anonime (prin intermediul cărora nu se pot identifica direct persoanele fizice vizate prin astfel de prelucrări), pot fi preluate și automat, de la cei care accesează site-urile sau serviciile online ale SC INTERNATIONAL PROMOEXPRESS SRL. Astfel de date sunt folosite în interesul legitim de a optimiza și adapta conținutul serviciilor online oferite sau promovate, în funcție de cerințele și interesele vizitatorilor site-urilor.

În ce scop, pentru cât timp și în ce bază legală prelucrăm datele dumneavoastră?

Datele cu caracter anonim, sunt preluate și prelucrate în scopul adaptării conținutului web furnizat sau promovat, în funcție de interesele vizitatorilor site-urilor deținute sau gestionate de SC INTERNATIONAL PROMOEXPRESS SRL. Durata în care aceste date sunt prelucrate, este de maxim 3 ani de la ultima vizită efectuată pe site.

Atunci când sunt furnizate sau solicitate date de contact de la persoane care nu au calitatea de partener comercial sau beneficiar legal (contractual) al activităților desfășurate de SC INTERNATIONAL PROMOEXPRESS SRL, acestea sunt prelucrate doar în scopul în care sunt preluate și pentru care vă solicităm acordul în momentul furnizării lor: crearea conturilor de utilizator, soluționarea unor solicitări, transmiterea unor mesaje de tip newsletter sau promovare de produse sau servicii, etc. Suplimentar acestor scopuri, în temeiul prevederilor art. 6 al. (1) lit. f) din Regulamentul UE nr. 679/2016 (GDPR) și în baza considerentelor descrise în preambulul acestui Regulament prin art. (47), datele de contact pot fi prelucrate în interes legitim și în scopul transmiterii unor mesaje de tip marketing direct, privind informații sau noutăți despre produsele și serviciile noastre, asigurându-vă întotdeauna mijloacele prin care veți putea respinge în viitor, astfel de mesaje. Durata în care aceste date sunt procesate, va fi identică cu durata în care SC INTERNATIONAL PROMOEXPRESS SRL are neschimbat statutul juridic din momentul preluării datelor, sau până la exercitarea unui drept al persoanei vizate, care necesită suspendarea prelucrării sau ștergerea acestor date.

Atunci când intervine o relație de parteneriat (cu caracter comercial) între SC INTERNATIONAL PROMOEXPRESS SRL și persoanele vizate prin prelucrare, la datele de contact se mai adaugă și datele de identificare impuse prin normele de drept care reglementează relația contractuală intervenită. Aceste date sunt prelucrate pe o perioadă identică cu perioada de prescripție a obligațiilor legale asumate (de regulă această perioadă este de 3 ani pentru majoritatea tipurilor de contracte comerciale) sau cu perioada impusă prin lege, pentru anumite categorii de relații contractuale (de exemplu, termenul de păstrare a dosarului de personal specific Contractelor Individuale de Muncă, este de 75 de ani).

Sunteți obligați să ne furnizați datele dumneavoastră?

Pentru accesarea site-ului, nu este obligatorie furnizarea niciunui fel de date cu caracter personal. Chiar și modulele cookie (despre care puteți afla mai multe detalii în finalul acestei informări) pot fi blocate sau șterse după vizitarea site-ului.

Atunci când ne contactați direct (prin email sau telefon) pentru obținerea unor informații, furnizarea datelor dumneavoastră nu reprezintă o obligație legală sau contractuală sau o obligație necesară pentru încheierea unui contract. Pe de altă parte însă, vă rugăm să aveți în vedere că în lipsa acestor date, nu vom putea să vă transmitem informații privind activitățile SC INTERNATIONAL PROMOEXPRESS SRL pentru care v-ați manifestat la un moment dat, interesul.

În momentul în care între dumneavoastră și SC INTERNATIONAL PROMOEXPRESS SRL intervine o relație de parteneriat reglementată juridic, va fi necesar să ne puneți la dispoziție, suplimentar datelor de contact, datele impuse prin normele juridice care reglementează activitățile pe care le vom desfășura în beneficiul dumneavoastră, în lipsa acestor date fiindu-ne imposibil să vă furnizăm serviciile sau produsele solicitate.

Care sunt interesele noastre legitime, care permit - dar totodată și limitează - prelucrarea datelor dumneavoastră, conform prevederilor art. 6. al. (1) lit. f) din GDPR?

Datele furnizate de dumneavoastră sunt prelucrate în vederea îndeplinirii obiectivelor urmărite de SC INTERNATIONAL PROMOEXPRESS SRL privind activitățile pe care este autorizată să le desfășoare. Aceste interese pot include, dar fără a se limita doar la acestea, contactarea partenerilor pentru promovarea serviciilor sau produselor noastre, transferul datelor cu caracter personal către firmele cu care avem încheiate relații de parteneriat atunci când activitatea acestora necesită acces la astfel de date, prevenirea fraudei, a utilizării abuzive a serviciilor și produselor noastre, monitorizarea sediilor în scopul de asigurare a securității fizice a acestora, protecția sistemelor informatice proprii, prelucrarea în scopuri istorice, științifice și statistice, prelucrarea în scopuri de cercetare (inclusiv studii de marketing).

Cum asigurăm securitatea datelor cu caracter personal prelucrate?

SC INTERNATIONAL PROMOEXPRESS SRL se obligă să aplice toate măsurile tehnice și organizatorice necesare asigurării protecției datelor cu caracter personal care sunt prelucrate prin intermediul sistemelor informatice și de comunicații și al altor sisteme electronice, precum și a celor prelucrate în orice alte forme. Astfel, procedurile interne care descriu politicile de securitate implementate pentru protecția datelor, urmăresc reducerea riscurilor de materializare a oricărui incident care ar putea aduce atingere confidenţialităţii, integrităţii sau disponibilităţii datelor pe care le deținem. Și dacă totuși un astfel de incident se produce, avem planuri de acțiune menite atât să restabilească accesul la date, cât mai ales, să reducă sau să elimine efectele pe care un astfel de incident, le-ar putea avea asupra persoanelor ale căror date ar fi afectate.

Când și mai ales, cum punem la dispoziție unor terțe părți, datele dumneavoastră?

Datele personale prelucrate prin activitățile noastre nu vor fi divulgate unei terțe părți, pentru utilizarea lor în alte scopuri decât cele în care sunt preluate.

Doar cu referire strictă la scopurile în care au fost colectate sau obținute datele cu caracter personal, acestea pot fi puse la dispoziția unor intermediari specializați în furnizarea unor servicii conexe sau complementare activităților pe care le desfășurăm (cum ar fi servicii de plată electronică, servicii de curierat, servicii de contabilitate, etc). Însă, orice furnizare a datelor cu caracter personal către o terță parte, se va face numai în baza unui angajament legal prin care partenerul nostru, va fi împuternicit de SC INTERNATIONAL PROMOEXPRESS SRL să prelucreze date cu caracter personal dar cu condiția să respecte prevederile GDPR și normele de drept intern în materie, precum și cel puțin, măsurile de protecție a datelor descrise în această informare.

Transferăm datele dumneavoastră în afara Uniunii Europene?

Datele prelucrate în colaborare cu parteneri din Uniunea Europeană, se supun regulilor GDPR și le punem la dispoziția acestora, numai cu respectarea regulilor descrise pentru transferul datelor către terțe părți.

În afara Uniunii Europene, nu transferăm datele decât în măsura în care statele respective se găsesc pe lista țărilor considerate de U.E. ca prezentând condiții adecvate de protecție a datelor cu caracter personal sau numai cu îndeplinirea condițiilor descrise în Capitolului V din GDPR privind transferurile de date cu caracter personal către țări terțe sau organizații internaționale.

În eventualitatea în care va fi necesar, transferurile de date cu caracter personal în afara UE și în afara statelor recunoscute de Comisia Europeană ca asigurând condiții adecvate de protecție, se vor face doar în conformitate cu prevederile art. 49 art. 1 al. (a)-(c) din GDPR.

Pe de altă parte, vă rugăm să țineți cont de faptul că în conținutul site-ului, există link-uri și adrese web care pot direcționa vizitatorii către alte site-uri, gestionate de terțe părți. Redirecționarea vizitatorilor se va face fără a se transfera niciun fel de date cu caracter personal (nici a celor cu caracter anonim) către aceste terțe părți, colectarea și prelucrarea datelor cu caracter personal prin site-ul destinație, fiind efectuată de administratorii acestora fără nicio implicare sau legătură cu SC INTERNATIONAL PROMOEXPRESS SRL.

Folosim procese decizionale automate, sau realizarea de profiluri personale?

Este posibil ca pe măsură ce portofoliul de beneficiari ai produselor și serviciilor noastre să crească, să utilizăm în viitor procese automate de profilare. Acestea vor prelucra în general datele persoanei juridice și doar în situații particulare, datele unor persoane fizice. Iar deciziile automate emise de astfel de sisteme de profilare, se vor limita doar scopul identificării preferințelor clienților, filtrarea acestora în funcție de preferințele privind produsele și serviciile noastre, urmând să fie eventual utilizate, doar în scopuri de marketing direct ori statistic, în scopul emiteri unor decizii manageriale privind activitățile noastre.

Nu folosim procese decizionale automate sau realizarea unor profiluri personale, care să stea la baza unor decizii cu efecte juridice sau similare, pentru persoanele vizate prin astfel de prelucrări.

Ce drepturi aveți în legătură cu prelucrarea datelor dumneavoastră?

GDPR garantează fiecărui cetățean al unui stat membru al Uniunii Europene, că își poate exercita față de orice persoană juridică sau autoritate din acel stat – și implicit și față de SC INTERNATIONAL PROMOEXPRESS SRL, drepturile prevăzute prin art.13 – art.22 din GDPR:

1. Dreptul la informare și acces la datele cu caracter personal prelucrate. În momentul în care sunt preluate datele cu caracter personal sau în maxim 30 de zile dacă acestea sunt obținute indirect, persoana fizică vizată prin prelucrare este informată cu privire la identitatea și datele de contact ale SC INTERNATIONAL PROMOEXPRESS SRL, precum și cu toate detaliile din această informare.
2. Dreptul de acces la datele cu caracter personal. Persoanele fizice vizate prin prelucrarea datelor cu caracter personal, au dreptul de a obține din partea SC INTERNATIONAL PROMOEXPRESS SRL o confirmare că se prelucrează sau nu date cu caracter personal care le privesc și, în caz afirmativ, acces la datele respective. Răspundem gratuit odată pe an unei astfel de solicitări, însă, începând cu a doua solicitare într-un an, informațiile vor fi furnizate contra unui tarif menit să acopere cheltuielile administrative generate de o astfel de solicitare, care implică analiza atentă a tuturor datelor și documentelor deținute de firmă, pentru a da un răspuns corect.
3. Dreptul de rectificare sau de ștergere. Persoanele fizice vizate prin prelucrarea datelor, au dreptul de a obține de la SC INTERNATIONAL PROMOEXPRESS SRL, fără întârzieri nejustificate, rectificarea datelor cu caracter personal inexacte care le vizează în mod direct. Ținându-se seama de scopurile în care au fost prelucrate datele, persoanele vizate prin prelucrările datelor pe care le deținem, au dreptul de a obține completarea datelor cu caracter personal care sunt incomplete, inclusiv prin furnizarea unei declarații suplimentare. De asemenea, persoanele fizice vizate prin prelucrarea datelor, au dreptul de a obține din partea SC INTERNATIONAL PROMOEXPRESS SRL ștergerea datelor cu caracter personal, fără întârzieri nejustificate, dacă se aplică motivele prevăzute prin art.17 al. (1) din GDPR și nu se aplică situațiile de excepție descrise prin art. 17. Al. (3) din GDPR.
4. Dreptul de restricționare a prelucrării. Persoanele fizice vizate prin prelucrarea datelor, au dreptul de a obține din partea SC INTERNATIONAL PROMOEXPRESS SRL restricționarea prelucrării datelor personale în cazurile descrise la art.18 din GDPR.
5. Dreptul de a se opune prelucrării. Persoanele fizice vizate prin prelucrarea datelor de către SC INTERNATIONAL PROMOEXPRESS SRL, au dreptul de a se opune, din motive legate de situația particulară în care se află, prelucrării în scopuri de marketing, creării de profiluri, sau de a face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată și prin care se produc efecte juridice care privesc persoana vizată sau o afectează în mod similar, într-o măsură semnificativă.
În ceea ce privește prelucrarea datelor anonime preluate automat în momentul accesării serviciilor noastre online, vă puteți opune oricând acestui tip de prelucrare, prin activarea setărilor de anonimizare sau confidențialitate ale browser-ului utilizat de dumneavoastră, sau prin alegerea unor aplicații care oferă facilități de navigare anonimă pe web.
Referitor la modulele cookie, puteți, de asemenea, prin setările pe care vi le oferă aplicația dumneavoastră pe care o utilizați pentru navigare pe Internet, să vizualizați aceste module, să le ștergeți, precum și să blocați salvarea acestor module pe sistemul informatic utilizat. Țineți cont însă că, cel mai adesea, multe site-uri web utilizează aceste module cookie pentru optimizarea conținutului site-ului accesat de dumneavoastră în funcție de preferințele și setările pe care le efectuați cu prilejul primei accesări a site-ului. Astfel, la următoarele vizite, restabilirea acestor setări nu va mai fi necesară. Prin ștergerea sau blocarea modulelor cookie, ori de câte ori revizitați un site Internet, este posibil să vi se solicite unele operațiuni de setare a modului de afișare a conținutului. Mai multe detalii despre modulele cookie, sunt prezentate în finalul acestei informări.
6. Dreptul la portabilitatea datelor. Atunci când datele personale ne-au fost furnizate de o persoană fizică într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, pentru a fi prelucrate de SC INTERNATIONAL PROMOEXPRESS SRL, se poate solicita, atunci când sunt aplicabile condițiile descrise prin art. 20 din GDPR, transmiterea acestor date unei terțe părți, fără obstacole din partea SC INTERNATIONAL PROMOEXPRESS SRL.
7. Dreptul de a retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia. Reprezintă dreptul pe care îl are orice persoană fizică de a retrage consimțământul prelucrării datelor, atunci când acestea sunt prelucrate în aceasta bază.
8. Dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, atunci când ne contactați pentru exercitarea drepturilor dumneavoastră și nu primiți un răspuns în maxim 30 de zile, sau considerați că nu am răspuns adecvat solicitării.

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal poate fi contactată la tel. +40.318.059.211, email anspdcp@dataprotection.ro sau prin intermediul site-ului www.dataprotection.ro.

Citește și Politica de utilizare a modulelor cookie.